Phenquestions
Descobrir o melhor horário para a reunião com seus colegas de escritório muitas vezes não é uma tarefa fácil. Você deve primeiro perguntar a eles sobre o horário conveniente e, em seguida, combinar o mesmo com sua programação para chegar no horário mais adequado para todos. A tarefa de decidir quando se reunir é relativamente simples se houver pessoas menos importantes como participantes, no entanto, e se a reunião exigir mais pessoas. O trabalho fica realmente difícil com alguns indisponíveis ou pessoas desistindo devido a vários motivos. Todo esse processo faz com que você invista muito do seu tempo produtivo, não é!
Encontre tempo é um aplicativo que pode ajudá-lo a agendar reuniões mais rapidamente. Um suplemento para Microsoft Outlook, FindTime ajuda você a decidir sobre um horário de reunião facilmente com uma abordagem sistemática e que também sem muito do seu envolvimento. O aplicativo sugere automaticamente quais dias e horários funcionam melhor para as pessoas que devem comparecer à reunião. Portanto, ajudando você a chegar ao momento do consenso com bastante facilidade. Leia abaixo para saber como agendar reuniões mais rapidamente.
FindTime para Outlook
FindTime reduz o tempo de organização. Como um organizador, você propõe os horários selecionados a todos os participantes e permite que todos votem. Uma vez que haja um consenso por meio da votação, o FindTime envia o convite para a reunião em seu nome e, assim, elimina o tempo que você normalmente tem para investir coordenando as pessoas e chegando no melhor horário para todos.
Para começar a usar FindTime
Passo 1
A primeira etapa é instalar FindTime e, para isso, é obrigatório fazer login em contas do Office 365. Depois de fazer login, você pode instalar FindTime da loja do Office. Depois de instalado, reinicie o Outlook e você pode ver o ícone FindTime localizado no canto superior direito da tela do Outlook. Observe a diferença na aparência no Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook na Web mostrada abaixo.
No Outlook 2013
No Outlook 2016
No Outlook na web
Nota: FindTime está acessível apenas no Outlook 2013, Outlook 2016 e Outlook na Web.
Passo 2
Depois de configurar o aplicativo, agora você pode escrever um novo e-mail ou responder a um e-mail existente para agendar uma reunião.
Por exemplo, se você deseja marcar uma reunião com as pessoas listadas, respondendo a um e-mail existente. Clique em ”Responder com Enquete de Reunião”.
Um painel é aberto através do qual você pode definir o tempo de duração da reunião. A parte do meio e a parte inferior do painel permitem que você veja a programação das pessoas que deseja convidar para uma reunião. Aqui você pode selecionar vários intervalos de tempo e enviá-los às pessoas envolvidas, pedindo-lhes que votem.
O status das pessoas é representado por cores diferentes e com base nas mesmas, você pode decidir qual horário de reunião é mais adequado para todos.
Clique em “Próximo” e você verá os intervalos de tempo listados e guias como “local da reunião”. Agora você está pronto para fazer um convite. Clique em “Inserir para e-mail” para fazer um convite.
etapa 3
Depois de fazer um convite, clique em “enviar” na janela da sua caixa de entrada de mensagens para permitir que as pessoas comecem a votar nos intervalos de tempo que você selecionou. Todos os convidados podem ver a enquete online sobre quem está votando em qual horário. Você pode até mesmo saber que outras pessoas sabem sobre seu slot favorito.
Assim que os votos são recebidos, o convite obtém os horários e sua reunião é marcada. O organizador também recebe um e-mail sobre a confirmação do convite.
Nota: Do lado dos destinatários, eles só precisam de um endereço de e-mail para receber seu convite e acesso à Internet para votar no site FindTime. Além disso, eles podem votar em qualquer dispositivo que desejarem. Os destinatários não precisam ter o FindTime instalado em seus PCs ou telefones celulares ou, por falar nisso, uma conta do Office 365.
Clique aqui para começar a usar FindTime e nos dizer se você gosta deste novo aplicativo da Microsoft.
Fonte da imagem: Microsoft.
