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Organizar reuniões de equipe é uma tarefa difícil, especialmente quando o organizador descobre que não há um bom momento em que todos possam se encontrar. O problema, no entanto, pode ser minimizado até certo ponto via Do Outlook recurso recém-lançado chamado Propor uma nova hora. Os usuários que executam versões do Microsoft Outlook para desktop podem estar familiarizados com este recurso. É um recurso que permite que os participantes verifiquem quando todos, incluindo eles próprios, estão livres para que uma reunião possa ser organizada facilmente e sem muitos problemas pelo organizador.
Tudo o que os participantes precisam fazer é recusar educadamente o horário proposto para a reunião e sugerir outro horário adequado para o organizador da reunião considerar. O organizador pode então aceitar a melhor proposta de novo horário e reagendar rapidamente a reunião.
Como funciona o recurso Propor um novo horário no Outlook
Primeiro, o organizador da reunião envia uma solicitação a todos os participantes. Ao receber a solicitação de reunião, os participantes podem encontrar várias opções (Tentativa, Recusar e Propor um novo horário) listadas ao lado do botão usual 'Aceitar' na seção 'Correio'.
Se houver um conflito sobre o horário proposto para a reunião. Um participante pode simplesmente clicar no botão Propor novo horário no convite ou no próprio evento da agenda.
Ao terminar, ele encontra 3 opções exibidas:
- Aceitar e propor um novo horário
- Provisório e propor um novo tempo
- Recusar e propor um novo tempo.
Depois de selecionar uma das três opções de propor novo horário, uma visão simplificada do assistente de agendamento é aberta.
Lá você pode preencher os detalhes apropriados e clicar no botão 'OK'. A ação mostra instantaneamente uma nova mensagem de e-mail, endereçada automaticamente ao organizador, com a nova proposta de horário. Você também tem a opção de adicionar destinatários, além do organizador.
Quando o organizador da reunião recebe um e-mail de um participante que está propondo um novo horário, uma notificação aparece no convite indicando que um novo horário foi proposto para o convite enviado anteriormente.
Se o organizador estiver receptivo às mudanças sugeridas, ele edita o evento. O assistente de agendamento permite que ele veja o horário atual da reunião ao lado de todas as novas propostas de horário que ele receber de todos os participantes.
Isso simplifica para ele a tarefa de encontrar, comparar opções e selecionar aquela que funciona melhor para todos.
Uma vez que um novo horário é selecionado para a reunião, um organizador pode enviar um convite atualizado a todos os participantes.
Fonte.
